Die Art. 29 Datenschutzgruppe, die Versammlung der nationalen Datenschutzbehörden, hat am 13. Dezember 2016 ein Papier mit Fragen und Antworten (FAQ) zur praktischen Handhabe des EU-US Datenschutzschildes (Privacy Shield) für europäische Unternehmen veröffentlicht (pdf).
Unter anderem geben die europäischen Datenschützer darüber Auskunft, was ein europäisches Unternehmen zu beachten hat, bevor es personenbezogenen Daten an ein US-Unternehmen übermittelt, welches unter dem Privacy Shield zertifiziert ist.
Prüfung der Zertifizierung und umfasster Datenkategorien
Zum einen müssen sich europäische Unternehmen vergewissern, dass das US-Unternehmen eine aktive Zertifizierung besitzt und zum anderen, dass diese Zertifizierung auch die der geplanten Übermittlung zu Grunde liegenden Daten (eine wichtige Unterscheidung besteht hier zwischen Daten von Mitarbeitern und anderen personenbezogenen Daten) umfasst. Um diese Prüfung vorzunehmen, müssen europäische Unternehmen die Zertifizierung des jeweiligen amerikanischen Unternehmens auf der Webseite des US-Handelsministeriums verifizieren: https://www.privacyshield.gov/welcome
Sollte ein amerikanisches Unternehmen nicht in dieser Liste verzeichnet sein, bestehen dennoch Möglichkeiten, personenbezogene Daten an dieses Unternehmen zu übertragen. Hierauf weisen die europäischen Datenschützer auch ausdrücklich in ihrer Leitlinie hin. Insbesondere können die EU-Standardvertragsklauseln zum Einsatz kommen.
Amerikanisches Unternehmen als Verantwortlicher
Werden personenbezogene Daten an ein amerikanisches Unternehmen übermittelt, welches in der Rolle eines datenschutzrechtlich Verantwortlichen („controller“) agiert, muss das europäische Unternehmen dafür Sorge tragen, dass für den Verarbeitungsvorgang der Übermittlung europäisches Datenschutzrecht eingehalten wird. Insbesondere bedeutet dies, dass für die Übermittlung ein Erlaubnistatbestand (etwa eine Einwilligung oder ein Vertrag) vorhanden sein muss. Zudem weisen die europäischen Datenschützer darauf hin, dass auch alle übrigen Voraussetzungen für eine zulässige Datenverarbeitung erfüllt sein müssen, wie etwa die Erfüllung von Informationspflichten und das Prinzip der Zweckbindung.
Nach Auffassung der europäischen Datenschützer muss ein europäisches Unternehmen, wenn es personenbezogene Daten an ein amerikanisches Unternehmen übermittelt, welches unter dem Privacy Shield zertifiziert ist, betroffene Personen über die Identität der jeweiligen Datenempfänger und über die Tatsache, dass die übermittelten personenbezogenen Daten unter dem Schutz des Privacy Shield übermittelt werden, informieren. Ob ein europäisches Unternehmen jedoch tatsächlich über die konkrete Identität eines amerikanischen Unternehmens als Empfänger von Daten informieren muss, lässt sich meines Erachtens hinterfragen. So erfordert Art. 10 EU-Datenschutzrichtlinie, dass über die Empfänger oder Kategorien der Empfänger der Daten zu informieren ist. Auch die Information über Kategorien ist also ausreichend. Eine andere Frage ist freilich, ob das amerikanische Unternehmen selbst dazu verpflichtet ist, die betroffenen Personen zu informieren. Eine solche Pflicht besteht nach den Datenschutzgrundsätzen des Privacy Shield (Anhang II, II. Grundsätze, Ziffer 1.).
Amerikanisches Unternehmen als Auftragsverarbeiter
Von besonderem Interesse für europäische Unternehmen dürften zudem die Leitlinien der europäischen Datenschützer für Situationen sein, in denen das amerikanische Unternehmen als Auftragsverarbeiter („processor“) agiert. In einem solchen Fall sind beide Unternehmen dazu verpflichtet, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen. Dieser Hinweis, der sich auf Art. 17 EU-Datenschutzrichtlinie stützt, ist wichtig. Denn dies bedeutet, dass etwa ein deutsches Unternehmen nicht einfach personenbezogene Daten an ein amerikanisches Unternehmen, welches unter dem Privacy Shield zertifiziert ist, übermitteln darf, wenn dieses Unternehmen als Auftragsverarbeiter agiert. Zusätzlich ist vielmehr der Abschluss eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung erforderlich. Diese Voraussetzung gilt im Übrigen auch unabhängig davon, ob das empfangende Unternehmen unter dem Privacy Shield zertifiziert ist.
Die europäischen Datenschützer weisen in ihren Leitlinien zudem darauf hin, dass jeweiliges nationales Datenschutzrecht noch zusätzliche Anforderungen an diesen Vertrag aufstellen kann. Grundsätzlich empfehlen die europäischen Datenschützer zudem, dass ein europäisches Unternehmen in einem solchen Vertrag festlegt, ob es mit einer Einschaltung von Unterauftragsverarbeitern durch das amerikanische Unternehmen einverstanden ist oder nicht.